A gestão de documentos vem se mostrando cada vez mais presente nas atividades rotineiras, principalmente das empresas, pois tal organização é extremamente importante para o estabelecimento. Para isso, apresentamos algumas dicas que podem auxiliar a empresa na sua organização interna.

Arquivos físicos

Os documentos deverão ser arquivados em local apropriado, de preferência preservados de lugares úmidos ou muito quentes, evitando assim sua danificação. O arquivamento do documento físico pode ser feito de várias formas, podendo ser, por exemplo, em caixas ou pastas suspensas, sendo critério da empresa definir qual o melhor modo, levando-se em consideração, sua demanda de documentos físicos e a comodidade do local em que serão arquivados, para que sejam facilmente localizados, caso venha a ser necessário. Tutoriais e manuais, bem como registros em sistemas de informática auxiliam na padronização da forma de arquivo para que sejam localizados os documentos e organizados sempre da mesma forma. Contudo, o ideal é que todos os documentos sejam digitalizados e arquivados em sistema informatizado interno e em nuvem, o que falaremos adiante.

Arquivos digitais

Esse formato serve, principalmente, para preservar o documento, manter histórico acessível, minimizando riscos de perda documental, além de facilitar a organização do estabelecimento, agilizar a comunicação com envio/recebimento neste formato.

Com o avanço da tecnologia, inúmeras são as opções que podem auxiliar o empresário, entre elas, a digitalização e os sistemas de armazenamento, que diminuem consideravelmente a busca pelos documentos, além de garantir que a informação permaneça registrada, mesmo se ocorrer o descarte dos documentos físicos.

Outra opção que vem sendo muito utilizada, é o armazenamento em nuvem, que embora apresente um custo maior de manutenção, oferece maior segurança para seu usuário.

O ideal é que a empresa mantenha sistemas que replicam a guarda dos documentos (interno. nuvem, espelhamento etc) com backup diário ativo, buscando auxílio técnico para tanto, visto que a perda e furto de dados são frequentes, mas são facilmente evitáveis com a adoção de cuidados prévios.

Essas são somente algumas das várias possibilidades apresentadas pela gestão documental, sendo importante que a empresa utilize aquela que for mais adequada para seu negócio, porém, é extremamente vantajoso que tal prática seja aplicada, pois o acesso aos dados ocorrerá de forma mais rápida, além de oferecer um maior controle a respeito dos documentos, simplificando a organização interna da empresa.